Workflows

Automatisez vos processus avec des workflows sans code

Relances fournisseurs, e-mails clients, mises à jour de tables : automatisez vos tâches répétitives sans écrire de code. Décrivez la tâche en une phrase, K.IOP compose le workflow, qui démarre à heure fixe, sur une alerte ou quand une ligne change.

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Un workflow n’agit que là où vous l’avez branché

Aucune étape ne fait d’appel libre vers internet : tout ce qui sort passe par un service que vous avez connecté, avec son compte, ses limites et son journal. L’IA lit et répond, elle n’agit pas. Et chaque écriture dans une table s’annule depuis son historique.

Ce qui lance un workflow

Un workflow démarre seul quand quelque chose se passe. Vous pouvez aussi toujours le lancer à la main.

  • À la main

    Un bouton, quand vous le décidez. C’est possible pour chaque workflow, en plus de son point de départ.

  • À heure fixe

    Toutes les 5 à 30 minutes, chaque heure, chaque jour, chaque semaine ou chaque mois, à l’heure et dans le fuseau choisis. Les passages manqués peuvent être rattrapés.

  • Quand une table change

    Une ligne ajoutée, une cellule modifiée, un import de fichier terminé : le workflow reçoit les valeurs de la ligne concernée.

  • Quand une alerte se déclenche

    Une alerte de tableau de bord franchit son seuil ou revient à la normale : le workflow reçoit la valeur, le niveau et la tuile.

  • Depuis un service connecté

    Un nouvel élément dans un de vos services connectés, un message reçu, une ligne ajoutée, un ticket ouvert, lance le workflow. Le relevé a lieu toutes les 5 minutes.

  • Sur un appel extérieur

    Une URL de webhook que vos outils appellent, signée par un secret si vous le souhaitez. Une seconde URL teste le brouillon sans toucher à la version en service.

L’automatisation des processus, de l’idée au workflow en service

  1. Décrivez

    Dites en une phrase ce que vous voulez automatiser. L’assistant compose le workflow et vérifie les tables et colonnes qu’il utilise. Sans IA, un mode pas à pas pose les questions une à une.

  2. Ajustez

    Les étapes se placent seules sur le canevas. Un « + » sur chaque liaison insère une étape, et chaque champ peut reprendre une donnée d’une étape précédente.

  3. Testez

    Lancez le brouillon sur de vraies données, ou une seule étape. Les tests agissent pour de vrai mais ne comptent pas dans votre quota.

  4. Publiez

    Publier fige une version numérotée. Le brouillon reste modifiable pendant que la version publiée tourne, et vous pouvez revenir à une version précédente.

  5. Suivez

    Chaque exécution garde son déroulé, étape par étape. Une erreur dit où et pourquoi, et la reprise repart de là.

Les étapes d’un workflow

  • Appeler un service

    Envoyer un e-mail, créer un ticket, ajouter une ligne : chaque action d’un service connecté devient une étape. Relancer une exécution ne crée pas de doublon.

  • Demander à l’IA

    Rédiger, résumer, classer, extraire. Exigez une réponse en informations précises, jusqu’à 20, que les étapes suivantes utilisent directement. Un agent de votre organisation peut aussi répondre.

  • Écrire dans une table

    Ajouter une ligne, mettre à jour celles qui correspondent, ou mettre à jour sinon ajouter. Les règles de la table s’appliquent et chaque écriture s’annule depuis son historique.

  • Chercher des lignes

    Retrouver dans vos tables les lignes qui remplissent une condition, puis les traiter une à une dans les étapes suivantes.

  • Aiguiller et répéter

    Envoyer chaque élément sur la bonne branche, jusqu’à 32, ou traiter une longue liste par lots. Une boucle se termine toujours.

  • Exécuter du code

    Quand rien d’autre ne suffit : quelques lignes de JavaScript, dans un environnement isolé et sans accès au réseau.

Exécutions

Quand un workflow échoue, vous savez où, et vous repartez de là

Le déroulé d’une exécution est dessiné sur la version qui a tourné, avec pour chaque étape ce qui est entré et ce qui est sorti.

  • Reprendre où ça s’est arrêté, sans refaire ce qui a réussi
  • Rejouer une exécution sur le brouillon pour vérifier une correction
  • Mots de passe, clés et IBAN masqués à l’affichage

Questions fréquentes sur les workflows

Faut-il savoir coder ?

Non. Les étapes se choisissent dans une liste et les champs se remplissent avec les données des étapes précédentes. L’étape « Exécuter du code » existe pour les cas rares, pas pour le quotidien.

Un workflow peut-il utiliser l’IA ?

Oui. L’étape « Demander à l’IA » rédige, résume, classe ou extrait, et peut rendre des informations précises que les étapes suivantes utilisent. Le modèle n’a aucun outil : il lit et répond, et chaque appel est compté sur le budget IA du jour.

Pourquoi automatiser dans K.IOP plutôt qu’avec un logiciel de workflow à part ?

Le workflow travaille sur vos tables, dont la donnée est déjà nettoyée et dédoublonnée, et il peut partir d’une alerte de vos tableaux de bord. La donnée, le pilotage et l’automatisation sont au même endroit, sans un outil de plus à relier.

Et si un service ne répond pas ?

L’exécution s’arrête sur l’étape en échec et dit pourquoi. Une fois le problème réglé, vous la reprenez où elle s’est arrêtée : les étapes réussies ne sont pas refaites, et une action déjà envoyée à un service ne part pas deux fois.

Mes données sortent-elles de K.IOP ?

Seulement par les services que vous avez connectés. Aucune étape ne fait d’appel libre vers internet, et le code s’exécute sans accès au réseau.

Combien de workflows avec ma formule ?

Free : 2 workflows et 200 exécutions par mois. Pro : 10 workflows et 1 000 exécutions. Business : 20 workflows et 20 000 exécutions. Entreprise : sans limite. Les tests ne comptent pas.

Ce sur quoi s’appuient vos workflows

  • Vos services

    Intégrations & API

    Vos outils métier et vos API se connectent une fois ; leurs actions deviennent des étapes de workflow.

    Voir les intégrations

  • Vos alertes

    Tableaux de bord

    Une alerte posée sur une tuile lance un workflow quand elle se déclenche, et quand elle revient à la normale.

    Voir les tableaux de bord

  • Vos tables

    Qualité des données

    Un workflow lit et écrit des tables dont la donnée a été nettoyée et dédoublonnée en amont.

    Voir la qualité des données

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