Workflows

Automatisieren Sie Ihre Prozesse mit Workflows ohne Code

Mahnungen an Lieferanten, E-Mails an Kunden, Tabellen aktualisieren: automatisieren Sie Ihre wiederkehrenden Aufgaben, ohne Code zu schreiben. Beschreiben Sie die Aufgabe in einem Satz, und K.IOP baut den Workflow, der zur festen Uhrzeit, bei einer Warnung oder beim Ändern einer Zeile startet.

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Ein Workflow handelt nur dort, wo Sie ihn angebunden haben

Kein Schritt macht einen freien Aufruf ins Internet: alles, was hinausgeht, läuft über einen Dienst, den Sie verbunden haben, mit seinem Konto, seinen Grenzen und seinem Protokoll. Die KI liest und antwortet, sie handelt nicht. Und jede Schreibung in eine Tabelle lässt sich aus ihrem Verlauf rückgängig machen.

Was einen Workflow startet

Ein Workflow startet von allein, wenn etwas geschieht. Sie können ihn außerdem jederzeit von Hand starten.

  • Von Hand

    Eine Schaltfläche, wenn Sie es entscheiden. Das gibt es bei jedem Workflow, zusätzlich zu seinem Ausgangspunkt.

  • Zur festen Uhrzeit

    Alle 5 bis 30 Minuten, jede Stunde, jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat, zur gewählten Uhrzeit und in der gewählten Zeitzone. Verpasste Durchläufe lassen sich nachholen.

  • Wenn sich eine Tabelle ändert

    Eine hinzugefügte Zeile, eine geänderte Zelle, ein abgeschlossener Dateiimport: der Workflow erhält die Werte der betroffenen Zeile.

  • Wenn eine Warnung auslöst

    Eine Dashboard-Warnung überschreitet ihren Schwellenwert oder kehrt zur Normalität zurück: der Workflow erhält den Wert, die Stufe und die Karte.

  • Aus einem verbundenen Dienst

    Ein neues Element in einem Ihrer verbundenen Dienste, eine eingegangene Nachricht, eine hinzugefügte Zeile, ein geöffnetes Ticket, startet den Workflow. Abgefragt wird alle 5 Minuten.

  • Bei einem äußeren Aufruf

    Eine Webhook-URL, die Ihre Werkzeuge aufrufen, auf Wunsch mit einem Geheimnis signiert. Eine zweite URL testet den Entwurf, ohne die laufende Fassung zu berühren.

Die Automatisierung der Prozesse, von der Idee zum laufenden Workflow

  1. Beschreiben

    Sagen Sie in einem Satz, was Sie automatisieren wollen. Der Assistent baut den Workflow und prüft die Tabellen und Spalten, die er verwendet. Ohne KI stellt ein Schritt-für-Schritt-Modus die Fragen eine nach der anderen.

  2. Anpassen

    Die Schritte ordnen sich von allein auf der Arbeitsfläche an. Ein „+“ auf jeder Verbindung fügt einen Schritt ein, und jedes Feld kann ein Datum aus einem früheren Schritt übernehmen.

  3. Testen

    Starten Sie den Entwurf auf echten Daten, oder einen einzelnen Schritt. Die Tests handeln wirklich, zählen aber nicht gegen Ihr Kontingent.

  4. Veröffentlichen

    Veröffentlichen hält eine nummerierte Fassung fest. Der Entwurf bleibt änderbar, während die veröffentlichte Fassung läuft, und Sie können zu einer früheren Fassung zurückgehen.

  5. Verfolgen

    Jede Ausführung behält ihren Ablauf, Schritt für Schritt. Ein Fehler sagt, wo und warum, und die Fortsetzung beginnt dort.

Die Schritte eines Workflows

  • Einen Dienst aufrufen

    Eine E-Mail senden, ein Ticket anlegen, eine Zeile hinzufügen: jede Aktion eines verbundenen Dienstes wird zum Schritt. Eine Ausführung neu zu starten erzeugt keine doppelten Einträge.

  • Die KI fragen

    Schreiben, zusammenfassen, einordnen, herausziehen. Verlangen Sie eine Antwort in genauen Angaben, bis zu 20, die die folgenden Schritte unmittelbar verwenden. Auch ein Agent Ihrer Organisation kann antworten.

  • In eine Tabelle schreiben

    Eine Zeile hinzufügen, jene aktualisieren, die passen, oder aktualisieren und sonst hinzufügen. Die Regeln der Tabelle greifen, und jede Schreibung lässt sich aus ihrem Verlauf rückgängig machen.

  • Zeilen suchen

    In Ihren Tabellen die Zeilen finden, die eine Bedingung erfüllen, und sie dann in den folgenden Schritten eine nach der anderen bearbeiten.

  • Verzweigen und wiederholen

    Jedes Element in den richtigen Zweig schicken, bis zu 32, oder eine lange Liste in Stapeln bearbeiten. Eine Schleife endet immer.

  • Code ausführen

    Wenn nichts anderes genügt: ein paar Zeilen JavaScript, in einer abgeschotteten Umgebung und ohne Zugang zum Netz.

Ausführungen

Wenn ein Workflow scheitert, wissen Sie wo, und machen dort weiter

Der Ablauf einer Ausführung wird auf der Fassung gezeichnet, die gelaufen ist, mit dem, was in jeden Schritt hinein- und herausgegangen ist.

  • Dort fortsetzen, wo es stehen geblieben ist, ohne das Gelungene zu wiederholen
  • Eine Ausführung auf dem Entwurf wiederholen, um eine Korrektur zu prüfen
  • Passwörter, Schlüssel und IBAN bei der Anzeige verdeckt

Häufige Fragen zu den Workflows

Muss man programmieren können?

Nein. Die Schritte werden aus einer Liste gewählt, und die Felder werden mit den Daten der früheren Schritte gefüllt. Den Schritt „Code ausführen“ gibt es für die seltenen Fälle, nicht für den Alltag.

Kann ein Workflow die KI verwenden?

Ja. Der Schritt „Die KI fragen“ schreibt, fasst zusammen, ordnet ein oder zieht heraus und kann genaue Angaben zurückgeben, die die folgenden Schritte verwenden. Das Modell hat kein Werkzeug: es liest und antwortet, und jeder Aufruf wird auf das KI-Budget des Tages gezählt.

Warum in K.IOP automatisieren und nicht mit einer eigenen Workflow-Software?

Der Workflow arbeitet auf Ihren Tabellen, deren Daten schon bereinigt und entdoppelt sind, und er kann von einer Warnung Ihrer Dashboards ausgehen. Die Daten, die Steuerung und die Automatisierung liegen am selben Ort, ohne ein weiteres Werkzeug, das anzubinden wäre.

Und wenn ein Dienst nicht antwortet?

Die Ausführung bleibt am gescheiterten Schritt stehen und sagt warum. Sobald das Problem behoben ist, setzen Sie sie dort fort, wo sie stehen geblieben ist: die gelungenen Schritte werden nicht wiederholt, und eine schon an einen Dienst gesendete Aktion geht nicht zweimal hinaus.

Gehen meine Daten aus K.IOP hinaus?

Nur über die Dienste, die Sie verbunden haben. Kein Schritt macht einen freien Aufruf ins Internet, und der Code läuft ohne Zugang zum Netz.

Wie viele Workflows mit meinem Paket?

Free: 2 Workflows und 200 Ausführungen pro Monat. Pro: 10 Workflows und 1 000 Ausführungen. Business: 20 Workflows und 20 000 Ausführungen. Enterprise: ohne Grenze. Die Tests zählen nicht.

Worauf sich Ihre Workflows stützen

  • Ihre Dienste

    Integrationen & API

    Ihre Fachwerkzeuge und Ihre APIs werden einmal verbunden; ihre Aktionen werden zu Workflow-Schritten.

    Integrationen ansehen

  • Ihre Warnungen

    Dashboards

    Eine Warnung auf einer Karte startet einen Workflow, wenn sie auslöst, und wenn sie zur Normalität zurückkehrt.

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  • Ihre Tabellen

    Datenqualität

    Ein Workflow liest und schreibt Tabellen, deren Daten vorher bereinigt und entdoppelt wurden.

    Datenqualität ansehen

Automatisieren Sie die Aufgabe, die Sie jede Woche wiederholen

Zeigen Sie uns den Prozess in einer Vorführung, oder beginnen Sie allein mit zwei kostenlosen Workflows.

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  • Veröffentlichte Fassungen
  • Jede Ausführung nachvollziehbar